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Antes, Durante y Después de una Conferencia

Cynthia Noemi Vázquez Álvarez

Antes, Durante y Después de una Conferencia
Martes, 31 Mayo 2016
Realizar una conferencia conlleva dar un sentido único a todas y cada una de las partes que lo conforman, cuidar los detalles y ofrecer a los asistentes una experiencia única.Que entre sus amigos solo hablen de lo perfecto que fue el evento. Para conseguirlo necesitas poner en práctica aquella estrategia con tiempo para poder gestionar todos y cada uno de los medios necesarios.

ANTES DE LA CONFERENCIA

  • Determina el objetivo del evento.
  • Define tu público objetivo, tanto en audiencia como en tamaño. 
  • Modelo de ingresos y financiación
  • Patrocinadores y sponsors ideales para este evento, incluyendo patrocinadores académicos
  • Ponentes que serán la imagen del evento

Acciones comunicación:

a. Prensa: crea diferentes notas de prensa y facilítasela a medios generalistas y medios especializados para que difundan toda la información sobre tu evento. Pónselo fácil y tendrás más posibilidades que lo publiquen: acompáñalas de imágenes y enlaces a webs.

b. Influencers y blogs afines: invita a influencers a asistir a un evento, reserva para ellos una línea de butacas y haz que hablen de ti (de tu evento) en sus redes sociales, blog o grupos.

c. Campañas de PPC, Adwords y Social Ads: sírvete de las herramientas que internet pone a tu disposición para llegar directamente a tu público objetivo. 

d. Códigos promocionales: establece una estrategia de precios que te ayude a generar expectación..

e. Content Marketing:

Realiza entrevistas previas a sponsors, ponentes y otros participantes en el evento, publica la agenda que va a conformar el evento, crea artículos para tu blog relacionados con el evento en sí y con la temática que se va a tratar y no se te olvide compartir todo ese contenido en tus redes sociales

f. Email Marketing: da la opción a tus clientes potenciales de suscribirse a tu newsletter y crea campañas de email marketing que ayuden a captar nuevos leads y fidelizar a aquellos que ya se han apuntado al evento. 

DURANTE LA CONFERENCIA

Llegada y registro

El punto de registro debe estar bien señalizado para que los invitados lo encuentren rápidamente y puedan realizar el proceso de una manera ágil y organizada. Los asistentes a un evento deben estar convocados una media hora antes del inicio. Este proceso tiene que ser rápido y fluido para evitar confusiones y desorden. 

Puesta en marcha

Antes del comienzo del evento se debe comprobar el funcionamiento de todos los sistemas electrónicos de la sala. Sonido, proyectores, medios audiovisuales y conexión a internet. También hay que asegurarse de que el tamaño de la sala es el adecuado y hay espacio suficiente para todos los asistentes. 

Cumplir el timing

Cumplir con los horarios dará sensación de seriedad y eficacia y mantendrá a los invitados en sus butacas de manera puntual, con lo que todo el acto se desarrollará con fluidez.

Organización en los descansos

Es necesario habilitar pequeños descansos entre ponencias, en todo evento estos descansos están medidos al milímetro para evitar el desorden. 

Espacios de networking

Habilitar zonas de reunión donde las personas puedan juntarse e intercambiar impresiones es básico. Muchos de los asistentes a eventos en ocasiones están más interesados en hacer contactos y conocer a los ponentes que en las charlas y coloquios. 

Señalización de los stands

Es importante indicar a los visitantes donde se encuentran los distintos stands para que éstos puedan encontrarlos sin dificultad. Diseñar pequeños mapas del lugar o contar con señalizaciones en la entrada son las medidas más efectivas en este tipo de casos.

Transmisión en vivo del evento (si el evento es gratuito)

En el caso de eventos de acceso gratuito es recomendable emitirlos en directo vía streaming para ampliar la audiencia y llegar a muchas más personas. En cambio, en los actos de pago no es aconsejable, ya que se pueden perder asistentes. En esta coyuntura es mejor estudiar alternativas como vídeos del making off del evento o entrevistas a los ponentes que se puedan difundir a posteriori y que aportan un valor añadido tanto a los que han asistido como a los que no. 

Otra posibilidad es dar la opción a los interesados de conectar a través de streaming de pago aplicando una tarifa inferior. 

Hashtag en tiempo real

Mediante el uso de este hashtag todos los participantes podrán volcar sus opiniones, comentarios e impresiones en las redes sociales para que aquellas personas que no han asistido puedan seguirlo online.

Conexión Wifi

Si quieres que tu evento pueda ser retransmitido vía online y que los asistentes puedan darfeedback en sus perfiles de redes sociales es especialmente importante disponer de conexión Wifi. Y no de cualquiera, sino de una que sobre todo sea rápida. 

DESPUES DE LA CONFERENCIA

Envía un email de agradecimiento

Ya cuentas con base de datos de los asistentes, tan solo dedica un tiempo a redactar un correo simple y directo y, en la medida de lo posible, personalizado.

Sigue alimentando las redes sociales

Es una forma de crear comunidad y te resultará muy útil de cara a comunicar nuevos eventos. Mantener las redes activas y no abandonarlas te aporta, además, buena reputación online.

Haz llegar a los asistentes las minuta del evento

En tu beneficio se convertirán en una pieza clave de tus workflows.

Análisis de resultados

Una vez pasado todo debes medir y analizar cuál ha sido la repercusión obtenida, si se han conseguido los objetivos marcados y detectar posibles errores a corregir en próximas ediciones.

Estos fueron algunos tips para la hora de organizar una conferencia, ahora ya  estás preparado para realizar la tuya.

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